Akıllı Bir Ziyaretçi Yönetim Sistemi Resepsiyonda Karşılama Sorunlarını Nasıl Çözer?

Akıllı Bir Ziyaretçi Yönetim Sistemi Resepsiyonda Karşılama Sorunlarını Nasıl Çözer?

İlk izlenimler önemlidir. Ziyaretçilerin kuruluşunuza geldiği andan itibaren bir fikir oluşturmaya başlayacaklardır, bu nedenle resepsiyonunuzda aldıkları deneyim çok önemlidir. Çeşitli kuruluş türlerinde sürekli olarak ortaya çıkabilecek birkaç yaygın resepsiyon problemi vardır. Ancak, bunlar elektronik ziyaretçi yönetim sistemi ile kolayca çözülebilir.

En sık karşılaşılan resepsiyon sorunlarını ve ziyaretçi yönetim sisteminin nasıl bir çözüm olabileceğini inceleyeceğiz.

Resepsiyonist mevcut değil

Günümüzde bir resepsiyonistin rolü, misafirleri karşılamak ve selamlamak için resepsiyonda oturmanın geleneksel klişesinin çok ötesine geçmemektedir. Aslında, resepsiyonistlerin çeşitli bahaneler ile gün boyunca resepsiyondan uzak olması sık karşılaşılan bir durumdur. Bu resepsiyonist için harika olabilir, meşgul olmak günün daha hızlı geçmesini sağlar, ancak ziyaretçiler için bu iyi değildir. Her zaman bir resepsiyon görevlisinin bulunmaması, ziyaretçilerin şirketinize giriş için beklemelerini sağlayabilir ve bu da en iyi ilk izlenimi olumsuz yönde etkiler.

Elektronik ziyaretçi yönetim sistemi, ziyaretçileriniz üzerinde ilk izlenimi vermek için bir resepsiyon görevlisinin hazır bulunma ihtiyacını ortadan kaldırır. Konuklar sistemde hızlı ve kolay bir şekilde oturum açabilir ve resepsiyonist olmasa bile onları binaya davet eden samimi bir mesajla karşılaşabilirler.

Okumak ve doldurmak için çok fazla politika ve form var

Şirkete giriş yapmak her zaman sadece bir ziyaretçi defterine adınızı yazmayı içermez. Bazen imzalanması gereken politikalar veya doldurulması gereken anketler, formlar vardır. Bu çok zaman alıcı olabilen bir kağıt kalem işi!

Ziyaretçi yönetim sistemi, giriş yaparken ziyaretçilerinize politikalar ve anketler sunmanıza olanak tanıyarak tüm süreci çok daha pürüzsüz ve eğlenceli hale getirebilir.

Kişisel veri güvenliğini ihlal etme

Hâlâ ziyaretçi defteri kullanıyorsanız, bunun kişisel verilerin nasıl ihlal edileceğini düşündünüz mü? Açık ziyaretçi defterine imza atan ya da oradan geçen herkese sergilenen tüm kişisel verileri düşünün. Kendinizi kaç kez ziyaretçi defterine imza atarken diğer giriş yapanları incelerken buluyorsunuz? Sadece siz değilsin! Buna ek olarak, defter dolduğunda veriler nerede depolanır gibi sorunların yanı sıra arananı bulmak da ayrı bir işkence olabilir.

KVKK’yı düşünün. Kişisel veri ihlali nedeniyle ağır para cezasıyla karşı karşıya kalacak bir sonraki kuruluş olmak istemediğinizden eminiz. Bir ziyaretçi yönetim sistemi, ziyaretçilerinizin verilerini yönetmenin güvenli bir yoludur.  Yeni ziyaretçiler önceki ziyaretçilerin verilerini göremez ve gizlilik politikanıza uygun olarak kendi veri saklama sürenizi ayarlayabilirsiniz. Elektronik ziyaretçi yönetim sistemi kullanılırken, talep edildiğinde verileri bulmak da daha hızlı ve kolaydır.

Ziyaretçileri kimlerle buluşacaklarını görmek için bekliyor

Masanızdan uzaklaştınız, ziyaretçiniz geldi ve resepsiyonist nerede olduğunuzu bulamıyor. Aslında hepimiz işyerindeyiz! Ancak bu ziyaretçileri bekletmek için bir mazeret olamaz, öncelik misafirlerin zamanında bekletilmeden karşılanmasıdır.

Ziyaretçi yönetim sistemi, toplantı sahibine e-posta / SMS veya hatta Slack veya Microsoft Teams gibi dahili iletişim kanallarınızla otomatik olarak bir bildirim gönderir. Misafiriniz mobil giriş işlemlerini tamamladığında, sizi çok uzun süre beklemediklerinden emin olduğunuz bir mesaj alırsınız.

Gir-in App yaygın resepsiyon masası sorunlarını ortadan kaldırabilir ve modern, basit bir şirkete giriş, karşılama çözümü sağlayabilir akıllı ziyaretçi yönetim sistemidir. Gir-in App özellikleri ile kuruluşunuzdaki ziyaretçi deneyimini nasıl en üst düzeye çıkarabileceği hakkında daha fazla bilgi edinmek için arkadaş canlısı ekibimizle iletişim kurun. 999 999 99 99 numaralı telefonu arayabilir veya [email protected] e-posta gönderebilirsiniz.