Ziyaretçilerinizin kuruluşunuza geldikleri andan itibaren kuruluşunuzla ilgili ilk izlenimleri oldukça önemlidir. Resepsiyonunuzda ki deneyimleri bunun ilk adımı olacaktır. Çeşitli kuruluş türlerinde sürekli olarak ortaya çıkabilecek birkaç yaygın resepsiyon problemi vardır. Ancak, bunlar elektronik ziyaretçi yönetim sistemi ile kolayca çözülebilir.
Bu yazımızda, en sık karşılaşılan resepsiyon sorunlarını ve ziyaretçi yönetim sisteminin nasıl bir çözüm olabileceğini inceleyeceğiz.
Resepsiyonist Eksikliği
Günümüzde bir resepsiyonistin rolü, misafirleri karşılamak ve selamlamak için resepsiyonda bulunma rolünün çok ötesine geçmemektedir. Aslında resepsiyonistlerin çeşitli bahaneler ile gün boyunca resepsiyondan uzak olması sık karşılaşılan bir durumdur. Bu durum, resepsiyonist için harika olabilir. Çalışma saatleri içerisinde meşgul olmak, günün daha hızlı geçmesini sağlarken ziyaretçiler açısından bu durum pek de olumlu karşılanmaz. Bir resepsiyon görevlisinin sürekli olmayışı, ziyaretçilerin kuruluşunuza giriş için beklemelerine neden olur. Bu ise ilk izlenimi olumsuz yönde etkiler.
Ziyaretçi yönetim sistemi, ziyaretçileriniz üzerinde olumlu bir ilk izlenim vermek için resepsiyon görevlisinin hazır bulunma ihtiyacını ortadan kaldırır. Misafirleriniz, ziyaretçi yönetim sisteminde kolay bir şekilde oturum açabilir ve samimi bir mesajla karşılanabilir.
Okunup Doldurulması Gereken Formlar
Ziyaretçi girişi, sadece bir kayıt defterine bilgileri yazmayı içermez. Bazı durumlarda ziyaretçinin okuyup onaylaması gereken KVKK, İSG gibi bir takım formlar vardır. Bu işlem, ziyaretçinin çok fazla zamanını alır ve giriş süreci oldukça yavaşlar.
Ziyaretçi tarafından, ziyaret öncesinde okunup onaylanması gereken işlemler, ziyaretçi yönetim sistemi ile kolayca yapılabilir. Bu sayede ziyaret süreci dah kolay, hızlı ve eksiksiz gerçekleşir.
Kişisel Veri Güvenliği
Hâlâ ziyaretçi defteri kullanıyorsanız, bunun kişisel verileri nasıl ihlal edebileceğini hiç düşündünüz mü? Herkese açık biz ziyaretçi defterine imza atarken başkalarına ait kişisel bilgiler kolaylıkla görülebilir. Fiziksel ortamda tutulan bu verilerin nasıl saklandığı önemlidir. Ayrıca herhangi bir bilgiyi aramanın zorluğu da ortadadır. KVKK'ya göre kişisel verilerin ihlali nedeniyle kuruluşunuz ağır para cezaları ile karşılaşabilir.
Ziyaretçi yönetim sistemi, ziyaretçilerinizin kişisel verilerini saklamanın güvenli bir yoludur. Yeni ziyaretçiler önceki ziyaretçilerin verilerini göremez ve gizlilik politikanıza uygun olarak kişisel verileri saklama sürenizi daha kolay kontrol edebilirsiniz. Ziyaretçi yönetim sistemi sayesinde her türlü raporlamayı hızlı ve kolay bir şekilde yapabilirsiniz.
Ziyarete Gelinen Kişiyi Bilgilendirme
Masanızdan uzaklaştınız, ziyaretçiniz geldi ve resepsiyonist nerede olduğunuzu bulamıyor. Aslında hepimiz işyerindeyiz. Ancak bu durum ziyaretçilerinizi bekletmek için bir mazeret olamaz. Öncelik ziyaretçilerinizin zamanında ve bekletilmeden karşılanmasıdır.
Ziyaretçiniz, mobil olarak giriş işlemlerini tamamladığında, ziyaret eidlecek kişiye e-posta, SMS gibi iletişim kanalları ile otomatik olarak bir bildirim gönderilir.
Sonuç olarak
Gir-in bulut tabanlı mobil ve web uygulamasının ziyaretçi modülü ile resepsiyonda karşılaşılacak sorunları ve gecikmeleri ortadan kaldırabilir, ziyaret sürecini uçtan uca hızlı ve kolay adımlarla yönetebilir ve ziyaretçi deneyimlerini en üst düzeye çıkarabilirsiniz.
Abonelik modeli ile çalışan Gir-in uygulamasını www.gir-in.com sitesi üzerinden 14 gün demo olarak kullanabilirsiniz.